Regelmatig krijgen we de vraag of je bonnen nog moet bewaren als alles toch als pdf verwerkt wordt in de boekhouding.
Je administratie is de basis voor je aangiftes die je als ondernemer moet doen en de belastingdienst moet deze snel en goed kunnen controleren. Dat mogen ze tot 6 jaar na het boekjaar nog doen. Jij bent daarom verplicht alle zaken rondom je boekhouding, zoals bonnen, facturen, agenda’s, kilometerregistraties etc. die fiscaal van belang kunnen zijn, na afloop van het boekjaar nog zeven jaar te bewaren. Alles met betrekking tot onroerende zaken moet zelfs tien jaar bewaard worden.
Uiteraard bewaren wij alle documenten die we van jou ontvangen netjes in je boekhouding, maar dat zijn altijd kopieën. De originele documenten moeten ook bewaard blijven en die bewaarplicht berust bij jou.
De officiële regel van de belastingdienst is dat je iets moet bewaren zoals je het ontvangen hebt. Dus als je:
digitaal iets ontvangt in een e-mail, dan moet je deze e-mail bewaren. De bijlage opslaan en de e-mail weggooien mag formeel niet. Voor de overzichtelijkheid van je eigen archief is het natuurlijk wel handig om het document in een digitale map op te slaan. Printen hoeft niet.
een factuur op papier ontvangt boven de €100, moet je ook de papieren factuur bewaren. Dat geldt ook voor bonnetjes boven de €100.
bonnetjes onder de €100 met pin betaalt via de zakelijke bank mag je deze na scannen wegdoen. Het bewijs van betaling is namelijk zichtbaar op je bankrekening.
bonnetjes onder de €100 contant betaalt (maar raden wij af omdat het lastig is te bewijzen dat jij de bon betaald hebt) moet je deze bewaren.
Sowieso is het aan te bevelen om alle zakelijke transacties via je zakelijke bankrekening te laten lopen. Dan heb je, mocht je ooit bonnen kwijt zijn, toch nog bewijs dat je betaald hebt.
De bewaarplicht is met name streng als het gaat om de aftrek van btw. Als je géén bon hebt mag je géén btw aftrekken.
Waarschijnlijk ten overvloede nog een advies. Bewaar alles zo geordend mogelijk per jaar. Als je controle krijgt is dat vaak pas na een aantal jaar. Het is dan handig als je het snel kan terugvinden.